KPP621.id – Knowledge management system dapat menghasilkan dampak positif yang besar untuk kinerja perusahaan dan karyawan. Istilah yang sering disingkat menjadi KMS ini adalah salah satu metode yang seringkali digunakan dalam persaingan usaha bisnis.

Istilah ini adalah istilah baru yang memang sangat lah asing di telinga khalayak masyarakat Indonesia. Namun bagi kamu para pelaku usaha bisnis. Maka pengetahuan dan metode dari KMS ini adalah ilmu yang wajib kamu ketahui dan kuasai.

Laluu apa si knowledge management system?. Nah bila kamu sudah tertarik ingin belajar. Berikut dalam artikel ini kami berikan penjelasan terkait cara pengaplikasian, manfaat KMS, hingga cara membangun sistem KMS secara efektif.

Daftar Isi

Sekilas Membahas Knowledge Management System

Di dalam bahasa Indonesia, KMS atau knowledge management system dapat diterjemahkan menjadi sistem manajemen pengetahuan. Namun umum nya orang-orang bahkan masyarakat Indonesia sendiri lebih sering memakai istilah asing KMS.

Knowledge management system sendiri adalah suatu sistem berteknologi yang bekerja dengan menyimpan data organisasi perusahaan secara terpusat. Dimana kemudian data tersebut diolah menjadi suatu informasi dan dibagikan oleh pihak berwenang.

Misalnya saja, tersedia data jumlah barang yang ada di gudang. Data tersebut kemudian akan diolah menjadi informasi dan juga akan diberikan kepada bagian keuangan agar bisa menyiapkan biaya perawatan gudang.

Dalam hal tersebut data bisa juga digunakan oleh bagian tim-tim keuangan untuk kebutuhan proses – proses keuangan perusahaan lainnya. Namun perlu kamu ingat, penggunaan KMS tidaklah terbatas hanya kepada organisasi perusahaan profit saja.

Tapi pemakaian KMS juga dapat dipakai di organisasi yang non profit. Contohnya saja dipakai pada sebuah instansi yayasan penyakit kanker. Dimana organisasi tersebut dibangun semata – mata hanya untuk membantu.

Seperti yang sebelumnya diurakan, pemakaian kms haruslah ada dan sangat penting bagi suatu organisasi dan tim kerja. Adapun pemakaiannya di luar dari hal tersebut, KMS dapat digunakan untuk memusatkan basis data perusahaan kepada pelanggan.

Dengan adanya pengolahan data menjadi informasi yang bisa di akses oleh pelanggan. Maka pelanggan pun bisa dengan mudah mendapatkan informasi terbaik perusahaan secara cepat. Tentunya hal ini membuat informasi tersebut jadi lebih valid dan detail.

Untuk contohnya, dengan adanya data stok barang yang dibagikan kepada pelanggan. Maka pelanggan dengan sendirinya bisa melakukan pengecekan pada ketersediaan dan detail dari produk yang dijual oleh perusahaan.

Tentunya hal tersebut juga akan memudahkan para pelanggan, terutama dalam hal pemutusan pembelian produk. Jika ada data stok barang yang diminati dan diinginkan oleh pelanggan, maka pelanggan pun bisa memutuskan untuk mulai membeli.

Adanya data pada perusahaan yang semakin berkembang. Maka data tersebut harus diolah dan dipelihara dengan KMS agar menghasilkan manfaat.

Elemen Pada Knowledge Management System

Setelah tadi diuraikan mengenai maksud dan juga beberapa contoh pemakaian dari knowledge management system. Maka berikutnya agar kamu bisa membuat suatu pengelolaan KMS yang baik, maka kamu memerlukan beberapa elemen penting.

Dalam hal itu, ada tiga macam elemen utama di dalam KMS. Adapun elemen – elemen tersebut adalah manusia sebagai pelaksana (people), proses, dan terakhir adalah elemen mesin dan teknologi.

1. Manusia Sebagai Pelaksana

Pertama ada manusia (people) sebagai pelaksana. Adapun maksud dari manusia disini adalah orang – orang yang mempunyai pengetahuan dalam mengelola knowledge management system.

Sebagai pelaksana maka orang tersebut haruslah memiliki komitmen dalam mengumpulkan serta mengolah data menjadi informasi secara efektif. Pelaksana juga harus menyebarkan hasil olah data informasinya ke setiap bagian perusahaan.

2. Proses

Berikutnya terdapat elemen proses dimana elemen ini adalah elemen yang terpenting. Adapun elemen ini memiliki fungsi untuk memastikan apakah implementasi dari KMS telah tepat dan berjalan dengan semestinya.

Untuk memastikan hal tersebut. Di dalam elemen ini kamu harus menyelaraskan setiap metode, strategi, prinsip hingga tujuan yang ingin dicapai. Jika hal tersebut sudah selaras maka proses dapat dikatakan telah berhasil.

3. Mesin Atau Teknologi

Lalu ada mesin atau teknologi yang merupakan sebuah media pada knowledge management system. Dimana dalam pemakaian nya diperlukan orang yang sudah kompeten untuk mengurusnya.

Adapun alat yang seharusnya ada di dalam kms adalah alat yang bisa memfasilitasi pembuatan konten, komunikasi, dan juga kolaborasi. Dalam kms teknologi memiliki peran agar manusia sebagai pelaksana bisa melakukan tugasnya.

Manfaat Penggunaan Knowledge Management System

Knowledge management system dapat menghasilkan dampak positif yang besar untuk kinerja perusahaan dan karyawan. Istilah yang sering disingkat menjadi KMS ini adalah salah satu metode yang seringkali digunakan dalam persaingan usaha bisnis.

Setelah mengetahui tentang elemen serta informasi sekilas dari kms. Maka berikutnya penjelasan akan dilanjutkan dengan membahas manfaat kms. Adapun manfaat paling penting dari kms adalah sistem ini bisa tersedia untuk pelanggan.

Dalam artian knowledge management system bisa diaplikasikan kepada pelanggan. Dimana dengan begitu pelanggan bisa memanfaatkan sistem tersebut untuk kebutuhannya sekaligus membantu perkembangan organisasi atau perusahaan.

Pelanggan yang merasa puas dan bahagia karena sistem tersebut. Memunculkan kemungkinan adanya pembelian ulang produk yang dilakukan oleh pelanggan tersebut. Bahkan memungkinkan pelanggan memberitahukan produk kita kepada relasinya.

Adapun terjadinya hal tersebut, bisa sangat mempengaruhi perwujudan dari bisnis perusaan yang berproses dengan baik. Maka darinya aplikasi knowledge management system sangat lah perlu dilakukan. Berikut adalah manfaat lainnya.

1. Meningkatkan Kemampuan Kinerja Karyawan

Memberi pelayanan terbaik untuk para pelanggan bukanlah hanya menjadi tanggung jawab dari staff pemasaran dan customer service saja. Melainkan hal ini juga merupakan tanggung jawab bersama dari keseluruhan departemen organisasi.

Dalam artian terjadinya kerjasama dan kolaborasi yang baik antar departemen usaha. Bisa memunculkan suatu tim kerja yang baik dan tidak hanya mementingkan diri sendiri. Maka disinilah peran KMS sangat dibutuhkan.

2. Mendukung Efektifitas Proses Pengambilan Keputusan

Dalam mewujudkan suatu sifat kompetitif bisnis, KMS bisa mengabil keputusan – keputusan penting yang baik untuk perusahaan. Adapun pengambilan keputusan yang baik haruslah didasarkan oleh data dan informasi perusahaan.

Maka darinya KMS dapat mengisi peran penting tersebut. Dimana KMS dapat mengolah pengetahuan dan pengalaman aktual organisasi. Sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan dasar informasi dan jadi lebih optimal.

3. Mampu Membuat Terobosan Inovasi Dan Perubahan

Melahirkan inovasi, ide, hingga teknologi baru bisa mendorong terciptanya kondisi baru dalam perusahaan. Dalam hal ini kreativitas serta ide – ide dari para karyawan bisa meningkat. Hal itu juga bisa mempengaruhi kinerja karyawan agar lebih baik.

Kehadiran dari knowledge management system sangat memberikan dampak positif yang besar terhadap kinerja bisnis. Dalam hal ini kms mendorong perusahaan untuk melakukan perbaikan baik itu pada kemampuan, sikap hingga tingkah laku.

4. Menghemat Waktu Dan Juga Biaya

Berdasarkan pengetahuan dan informasi yang terstruktur dengan rapih. Maka organisasi bisa jadi lebih mudah dalam melakukan pengembangan terhadap pengetahuan tersebut untuk berbagai kebutuhan.

Jika pengembangan pengetahuan bisa dilakukan dengan terstruktur dan mudah. Maka hal tersebut tentunya akan mempengaruhi waktu serta biaya. Dimana waktu dan biaya yang harus digunakan jadi lebih hemat lagi.

Cara Efektif Dalam Membangun Suatu Knowledge Management System

Suatu knowledge management system dapat berjalan sesuai dan efektif. Maka kamu perlu lebih dulu melakukan beberapa hal. Adapun hal tersebut adalah menyediakan data, mengatur informasi, menganalisis kinerja dan melakukan pembaruan sistem.

1. Menyediakan Sumber Informasi Serta Data

Menyediakan sumber informasi serta data adalah langkah paling awal untuk mengembangkan suatu pengetahuan di knowledge management system. Adapun dalam hal tersebut terdapat beberapa langkah yang perlu dilakukan.

Pertama kamu harus menyediakan data. Dimana data bisa didapatkan dengan membuat kuesioner umum untuk ditanyakan kepada karyawan ataupun pelanggan. Kamu pun bisa mencoba cara lainnya untuk mendapatkan sumber informasi.

Kuesioner dapat kamu buat dengan cara merumuskan masalah – masalah yang biasanya sering terjadi saat aktivitas organisasi. Kumpulkan lah tim kerja dan mintalah kepada mereka sebuah ide agar pembangunan kms bisa jadi lebih baik.

Adapun untuk menambah data dan informasi, kamu bisa menggunakan google analytics. Kemudian kamu juga bisa mendapatkan data dengan cara memperhatikan respon – respon di sekitar organisasi terlebih dari para pelanggan.

2. Mengatur Pemakaian KMS

Berikutnya adalah mengatur pemakaian kms. Adapun langkah yang harus kamu lakukan beberapa diantaranya adalah membuat batasan topik dengan cara membuat kategori – kategori.

Lalu agar lebih mudah, maka kamu harus menyediakan tautan yang bisa diakses untuk mendapatkan serta menyebarkan data. Dalam kms sertakan sidebar untuk pengaturan obrolan dan komunitas.

Kemudian yang terpenting buatlah mekanisme feed back agar kamu bisa mengukur respon dari pengunjung. Lalu dalam menyebarkan informasi gunakanlah berbagai media seperti halnya video ataupun gambar.

3. Menganalisis Dan Optimasi Kinerja Sistem KMS

Agar kamu mengetahui suatu konsep knowledge management system telah berhasil diaplikasikan atau tidak. Maka kamu terlebih dulu harus melakukan diskusi dalam organisasi. Dalam diskusi itu bahaslah kembali tujuan organisasi.

Berdasarkan tujuan awalnya, dari itu kita bisa melihat tingkat keberhasilan dari perusahaan. Jika ternyata masih terdapat hal – hal yang kurang dari perusahaan, maka perusahaan harus melakukan perbaikan dari masalah yang ada.

Adapun masalah – masalah tersebut dapat kamu temukan dari hasil umpan balik (feed back) yang sebelumnya sudah dibuat. Temukanlah feed back yang kamu rasa dapat menjadi masalah serius yang akan mengakibatkan terhambatnya tujuan oraganisasi.

4. Melakukan Update Terbaru Pada Sistem

Di dalam pengoperasian knowledge management system kamu tidak hanya diharuskan untuk memperhatikan data matrik saja. Tetapi tren dan masalah yang sering muncul juga haruslah kamu perhatikan.

Setelah KMS kamu gunakan, maka hal tersebut bukan berarti permasalahan kamu telah selesai begitu saja. Namun senantiasa kamu juga harus memperhatikan kondisi dan usulan – usulan yang diajukan berikutnya.

Karena tentunya dijaman serba terbarukan ini, inovasi dan perkembangan teknologi sangatlah cepat. Hal tersebut mengakibatkan sistem atau kondisi usaha yang tidak mengikuti perkembangan akan jadi ditinggalkan.

Maka darinya kamu harus memperhatikan update informasi data secara berkala. Kemudian kembangkan lah kembali sistem KMS tersebut dengan data dan pengetahuan yang baru untuk menyelesaikan segala masalah yang muncul.

FAQ

1. Apakah Knowledge Management system Bisa Dipakai Untuk Instansi Yang Berhubungan Dengan Akademik?

Perlu diketahui, kms tidak hanya dapat kamu gunakan untuk mengelola dunia bisnis saja. Namun untuk instansi yang berhubungan dengan akademik, pemakaian kms juga dapat dilakukan.

Adapun contoh implementasinya adalah ketika perguruan tinggi mendapatkan data pendaftar. Dari data pendaftar tersebut instasi perguruan tinggi bisa mendapatkan data pembayaran spp dan data registrasi mahasiswa.

Sesuai dengan wewenang dari pihak yang memutuskan. Data tersebut bisa saja diolah dan bisa menjadi sumber informasi penting untuk pengembangan berbagai aspek instansi. Dimana tentu saja hal tersebut dilakukan dengan menggunakan KMS.

2. Bagaimana Penggunaan Biaya Untuk Membangung Knowledge Management System Yang Efektif, Apakah Tergolong Mahal?

Di dunia bisnis seringkali kita dengar ada istilah tinggi resiko maka hasilnya pun akan tinggi pula. Dimana itulah yang mencerminkan kondisi bisnis sendiri.

Jika kamu mengharapkan hasil maksimal dari proses knowledge management sistem. Maka hal yang harus kamu lakukan adalah menyiapkan berbagai perangkat pendukung serta orang yang kompeten di bidangnya.

Dimana dengan sejalannya semakin banyak data yang dapat diolah dan dijadikan pengetahuan. Maka kebutuhan akan orang serta peralatannya semakin bertambah. Hal tersebut pastilah akan sangat mengeluarkan biaya yang tidak sedikit.

Akhir Kata

Sampai sudah di akhir pembahasan artikel kali ini tentang knowledge management system. Kesimpulannya, KMS bisa menjadi salah satu pemegang peran penting di dalam perusahaan. Terutama dalam peningkatan profit dan juga kualitas karyawan.

KMS dapat dipakai dan dijadikan sebagai alat ukur penilaian maupun evaluasi untuk perusahaan. Bangunlah kerangka knowledge management system yang sesuai dan efektif dengan perusahaan kamu. Dengan begitu kesuksesan ada di depan mata kamu!.

Simak juga list beberapa artikel yang menarik dari kami lainnya dan tentunya menambah wawasan untuk kamu simak :

Dapatkan Berita dan Informasi Menarik Lainnya di Google News KPP621.id

Originally posted 2023-05-14 10:06:26.